déterminer ce qui est faisable compte tenu des technologies existantes et des ressources humaines et financières disponibles ; ? Le personnel de terrain se basera sur ce rapport avant de décider s'il approuvera un nouveau prêt ou de définir les mesures à prendre pour les prêts les plus en retard. La dotation aux provisions pour créances douteuses accroît le montant de la provision pour créances douteuses, c'est-à-dire le compte de bilan qui est la contrepartie de l'encours brut de crédits. Cette catégorie regroupe des rapports sur les activités de crédit, tandis que la suivante porte sur la qualité du portefeuille. L'exemple présenté ici a une colonne pour chaque mois de l'exercice, ce qui permet d'effectuer une analyse de tendance. Guide, 1997. Il n'existe pas dans les systèmes de comptabilité de caisse. Le calcul du NOMBRE D’ÉPARGNANTS ACTIFS nécessite de prendre en compte le fait que certains clients sont titulaires de plus d'un compte d'épargne. Compensation quotidienne des comptes d'attente et, ? Les 50 % restants sont exposés à un risque de change. Il n'en est pas moins recommandé d'inscrire, même dans les systèmes de comptabilité de caisse, les intérêts à payer au titre d'engagements importants et donnant lieu à des décaissements peu fréquents, tels que les crédits à long terme des banques de développement dont les intérêts ne doivent être réglés qu'une fois par an. 5.3.1  Étape 1 : Développement du logiciel. ? Il ne faut donc épargner aucun effort pour convaincre les bailleurs de fonds d'utiliser les rapports de gestion produits régulièrement plutôt que des rapports établis spécialement à leur intention. TAUX DE PROVISION POUR CRÉANCES DOUTEUSES. 12. Conservation des documents traités. ? Procédures de sécurité et de contrôle interne, ? Listes des codes utilisés pour désigner l'objet des prêts, ? ? Enfin, il est nécessaire de modifier le code du programme pour pouvoir prendre en compte les nouveaux flux d'information et processus décisionnels. L'élaboration d'un système d'information de gestion représente l'une des tâches les plus importantes que doivent accomplir les institutions de microfinance, en particulier celles qui élargissent leur champ d'activité. par agent de crédit                                  ? Amélioration de l'infrastructure (circuit électrique, sécurité, espaces de travail, contrôle de la température et de l'humidité), ? Calcule-t-on les intérêts courus sur les prêts non remboursés ? 3.1  Définition des besoins d'information, Avant de mettre au point un système d'information de gestion, il faut commencer par déterminer le type d'information dont l'institution a besoin pour bien fonctionner et, donc, définir les besoins des différents utilisateurs. Pour une étude plus détaillée, voir Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor : Managing for Financial Success (Washington, ACCION, 1997, paragraphe 4.1). ? Les fonds propres de l'institution sont égaux à la différence entre le total de l'actif et le total de ses dettes. Le coût de l'appui technique dépend de la stabilité et de la fiabilité du système ; un système relativement nouveau qui n'a pas été testé de façon approfondie nécessitera un appui beaucoup plus important. La figure 1.2 décrit le lien entre le système de comptabilité et le système de suivi du portefeuille, et les autres éléments entrant en compte dans le système d'information de gestion. On pourrait concevoir qu'une institution de microfinance établisse des projections de flux de trésorerie pour chacun des fonds considérés, bien que cela ne soit pas recommandé. Par exemple, l'association d'un mot de passe aux fonctions des chargés des opérations de caisse pourrait conférer à ces derniers un accès limité aux données ce qui les empêcherait d'approuver des décaissements ou d'ajuster l'encours des prêts. Un programmeur de base de données a besoin d'un diagramme de circulation de l'information, indiquant où les données sont recueillies, transformées, utilisées pour, Bien conduite, la définition des besoins épargnera bien des ennuis et assurera le succès du processus tout entier, Principes directeurs et procédures ?comptabilité                                     Procédures de contrôle interne, ? Ce guide pratique étant le premier de ce type, les observations tirées de son application révéleront certainement des domaines dans lesquels des améliorations devront être apportées. Approbation et décaissement des crédits, ? Il est important de s'assurer que les rapports fournissent les informations requises au moment où l'institution en a besoin. Or, il est possible de résoudre ces deux problèmes en préparant de bons documents de référence et en donnant une solide formation aux intéressés. Qui a besoin de quelles informations ? Produits des services de crédit d'autres types, tels que les commissions, frais et pénalités. Le rapport doit inclure des informations essentielles sur le prêt, telles que des renseignements sur l'emprunteur, les conditions du prêt et le taux d'intérêt. Procédures de sauvegarde quotidienne et périodique de réglementation ? ? Procédures pour les opérations bancaires et les ? Le premier analyse le MONTANT MÉDIAN DES PREMIERS PRÊTS (consentis par l'institution à un client). les préférences personnelles des cadres de direction ou du personnel chargé du système d'information ; ? Le présent guide pratique n'examine que la plus fondamentale, à savoir la constitution de provisions représentant un pourcentage qui augmente systématiquement avec l'ancienneté du prêt. Margaret Bartel et al., Financial Management Ratios I : Analyzing Profitability in Microcredit Programs, et Financial Management Ratios II : Analyzing for Quality and Soundness in Microcredit Programs, GEMINI, 1994. Bon nombre des questions examinées auront permis de réduire l'éventail des possibilités. et souhaitable ? Ce rapport récapitule les informations sur le portefeuille à risque présentées dans plusieurs autres rapports, et indique le montant de la provision pour créances douteuses sur la base des pourcentages généralement utilisés. Le circuit électrique permet-il l'installation d'ordinateurs au siège ? Dans un système de comptabilité d'engagement, il s'agit des intérêts dus par le client sur les crédits générés pendant la période considérée, quel que soit le montant des intérêts effectivement payés au cours de cette même période. Si les prêts arrivés à échéance n'ont pas été classés dans les prêts en retard lorsque lesseuls paiements requis sont les intérêts et que ceux-ci sont en retard, la situation du porte-. Sensible, c'est-à-dire détecter des fluctuations, même réduites, de la qualité du portefeuille de crédits. Montant moyen des crédits (diagramme en barres), ? Bien qu'un exemple de plan comptable en langue française soit fourni à l'annexe 2 (plan comptable inspiré de celui de la BCEAO, Banque Centrale des États de l’Afrique de l’Ouest, pour les systèmes financiers décentralisés), il est recommandé aux lecteurs utilisant le système français de faire appel à un cabinet d'experts-comptables pour les aider à établir leur plan comptable. Les guichetiers ou les agents de crédit qui encaissent les versements sur le terrain peuvent utiliser le RAPPORT DE GUICHET SUR LES CRÉDITS pour déterminer le montant dû par le client. La première donne lieu au dépôt des fonds reçus de NewSystems dans un compte bancaire2. Bien que leurs missions respectives puissent être différentes, la plu-. Les institutions de microfinance qui mobilisent de l'épargne dans des comptes de dépôt doivent produire une série de rapports sur cette épargne. Par souci de simplicité, l'exemple retenu ici n'utilise que les soldes de début et de fin de période. Quotidiennement ? Dans le monde entier, la grande majorité des pauvres se voit refuser l'accès aux services bancaires institutionnels parce qu'il semble trop risqué ou trop coûteux d'effectuer des opérations avec de très « petits » clients en utilisant les techniques habituelles. Traitement d'opérations financières complexes, y compris l'établissement du grand livre et du livre de caisse. Généralement, sur une longue période le TAUX D’ABANDON DE CRÉANCES doit avoir une valeur proche de celle du TAUX DE PROVISION POUR CRÉANCES DOUTEUSES. 5.2  Phase 2 : Évaluation détaillée et conception du système. ? Aussi BRAC s'est il doté, grâce à une aide extérieure, de nouveaux outils pour suivre son portefeuille. L'encours d'un prêt non exigible avant 12 mois est considéré comme un actif à long terme. Quelles options s'offrent aux institutions de microfinance qui doivent gérer les portefeuilles de leurs clients et tenir une comptabilité ? Le BILAN DÉVELOPPÉ est structuré de la même manière que le BILAN SIMPLIFIÉ, mais fournit de plus amples détails sur chaque rubrique. Le nouveau système d'information de gestion permet à tous les bureaux de SaintDomingue et aux bureaux régionaux d'être connectés en ligne. Ils sont aussi parfois peu enclins à allouer de nouveaux fonds à une institution tant que celle-ci n'a pas épuisé ses ressources antérieures et, ce faisant, encouragent les institutions de microfinance à opérer, comme elles le font couramment, avec des réserves liquides dangereusement faibles. Augmentation des dépenses de personnel due au recrutement de nouveaux collaborateurs ou aux augmentations de salaires nécessitées par l'accroissement des responsabilités. Dans le département de la comptabilité, les piles de papier sont légion. La traduction de l'interface utilisateur est effectuée dans le cadre de la personnalisation du système. Les informations stratégiques portent sur des sujets très variés et sur des questions intéressant l'ensemble de l'institution. l'alimentation électrique, y compris les prises de terre ; Il faut élaborer                 ? Elle a hérité du réseau bancaire des services postaux qui comptait près de 250 guichets accessibles aux petits épargnants dans les bureaux de poste. Par exemple, lorsque le décaissement se fait par chèque, le montant en question doit être porté au crédit du compte chèques du client, tandis que s'il est versé en espèces, il doit être porté au crédit du compte caisse du guichet. notamment en s'adressant à d'autres institutions ou à des sociétés de services et d'ingénierie informatique, à des bailleurs de fonds et à des consultants. Les bailleurs de fonds et les actionnaires sont les principaux utilisateurs des informations synthétisées qui leur sont communiquées périodiquement ? Pour évaluer les différences qui existent au niveau des services procurés, il est bon de calculer chaque indicateur séparément pour les femmes et pour les hommes. Leurs besoins sont simples et elles peuvent se contenter d'un système élémentaire pour suivre la qualité de leur portefeuille. Permet de traiter l'ensemble du processus de prêt : l'enregistrement de la demande, l'analyse de cette demande, la production intégrée de l'accord de prêt et de l'échéancier de remboursement (pour une large gamme de programmes de remboursements), diverses procédures de calcul des intérêts (simples, composés, sur 365 ou 360 jours, et plusieurs mécanismes d'arrondis), le suivi des arriérés (production automatique d'un rapport journalier) ; et de gérer un système de prêt variable, et un module de base pour les prêts à des groupes. Si un client effectue un remboursement au titre de son emprunt à la période suivante, une partie du montant versé couvrira les intérêts courus. Si le portefeuille existant est traité par le nouveau système, les clients peuvent, soudainement, apprendre qu'il leur faut désormais acquitter des montants différents au titre du principal, des intérêts ou des pénalités. 3.2.2  Catégories et niveaux de détail des informations, Il peut être nécessaire, dans les institutions de taille importante, de présenter les mêmes informations à des niveaux de détail différents. Aujourd’hui, les entreprises dématérialisent de plus en plus certaines activités pour se concentrer sur leur cœur de métier. Voir par exemple Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor : Managing for Financial Success (Washington, ACCION, 1997) et l'étude de la Banque interaméricaine de développement, Technical Guide for the Analysis of Microenterprise Finance Institutions (Washington, ACCION, 1994). La nécessité de produire régulièrement des indicateurs de la qualité du portefeuille a sans doute été le moteur principal du développement de systèmes d'information de gestion performants. De surcroît, les systèmes se distinguent les uns des autres non seulement par leur philosophie et leur approche fondamentales, mais aussi par leurs caractéristiques et leurs capacités. De quelle manière peut-elle exploiter les technologies actuelles, et quel intérêt ces dernières présenteront-elles à l'avenir ? Tous les prêts d'une même catégorie sont-ils assortis du même taux d'intérêt, ou bien le taux est-il fixé au moment de l'approbation du prêt ? Les règles et procédures de BRAC sont en grande partie normalisées, de sorte que les systèmes manuels fonctionnent bien au niveau des agences. ? La technologie informatique permet une approche radicalement nouvelle des services aux clients en créant de nouvelles possibilités. Il présente ces informations par agence et pour l'ensemble de l'institution et sépare les données sur les prêts remboursés conformément au calendrier et sur les prêts improductifs des données sur les prêts rééchelonnés. ayant emprunté 100 000 unités en monnaie étrangère, ayant 50 000 unités dans un compte bancaire libellé en cette même monnaie, mais ayant prêté le solde en monnaie nationale, le TAUX DE POSITION DE CHANGE serait égal à : Dans cet exemple, seulement 50 % des dettes sont protégés. Une partie du montant du prêt approuvé est-elle conservée sur un compte d'épargne ? ? Le cadre et l'architecture informatiques dont a besoin une institution de microfinance dépendent de ses coûts d'exploitation, des méthodes qu'elle emploie. Présenter en colonnes les données relatives à différentes périodes consécutives, par exemple, chaque mois de l'année.
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